I turni non sono mai finiti. Ecco come farli reggere.

Dove di solito si rompe

Raramente il problema sono i turni in sé. Fa male tutto quello che c’è intorno:

• Escono troppo tardi. Chi ha figli, un secondo lavoro o gli esami non si organizza con dei turni ricevuti sabato per lunedì.
• Le modifiche passano in privato. Il foglio in cucina dice una cosa, tre telefoni ne dicono un’altra e nessuno sa qual è quella buona.
• I buchi si vedono il giorno stesso. Scopri che sabato sera manca un cameriere quando il sabato sera comincia.
• Dicono sempre sì le stesse due persone. Finché non se ne vanno.

Una routine settimanale che funziona in un ristorante vero

1. Parti dalla settimana scorsa, non da un foglio bianco.Quasi tutte le settimane hanno la stessa forma: pranzo, cena, bar, gli stessi ruoli. Tieni quella forma come modello e cambia solo quello che è diverso.
2. Prima le assenze.Ferie, riposi richiesti e appuntamenti noti entrano nel piano prima di qualsiasi turno. Il resto si costruisce intorno, non si incastra dopo.
3. Fissa il minimo per ruolo e guarda dove manchi.Se venerdì sera servono due cuochi, quattro in sala e uno al bar, scrivilo una volta. La domanda utile non è “chi lavora venerdì?”, ma “dove sono sotto quello che mi serve?”.
4. Pubblica in un giorno fisso, il prima possibile.Due settimane prima è un buon obiettivo, una settimana il minimo per cui il team ti ringrazierà. Sempre lo stesso giorno, così nessuno deve chiedere.
5. Dopo la pubblicazione, ogni modifica va alla persona interessata.Non a tutto il gruppo. “Il tuo sabato ora inizia alle 17” viene letto. Il quarantesimo messaggio nel gruppo no.

Assenze all’ultimo minuto: decidi la risposta prima che squilli il telefono

Non puoi evitare un giorno di malattia. Puoi però decidere, con calma, cosa succede quando arriva: chi chiami per primo per ogni ruolo, se un cambio turno ha bisogno del tuo ok, chi può fermarsi di più. Scrivilo una volta e dillo al team. Una regola che tutti conoscono vale più di dieci telefonate di corsa alle quattro del pomeriggio.

Aiuta anche lasciare che siano le persone a chiedere i turni scoperti, invece di inseguirle tu. Se sabato manca ancora un barista, i baristi devono poterlo vedere e farsi avanti.

Cosa dice la legge, in breve

11 ore

di riposo consecutivo ogni 24 ore (art. 7, D.Lgs. 66/2003).

48 ore

durata media massima della settimana, straordinari compresi (art. 4).

1 giorno

lavorativo di preavviso minimo per chiamare un lavoratore intermittente (art. 15, D.Lgs. 81/2015).

Il CCNL che applichi (Turismo o Pubblici esercizi) aggiunge le sue regole su turni spezzati e riposi. Nessuno ricorda tutto la domenica sera con il file aperto: per questo lo strumento di pianificazione dovrebbe avvisarti quando un turno non va.