Documenti
Il raccoglitore in ufficio non è un archivio del personale
Un cameriere nuovo inizia venerdì. Il contratto si stampa lunedì, si firma la settimana dopo e finisce in un raccoglitore dove ci sono ancora tre persone andate via nel 2023. Funziona, finché qualcuno non chiede un documento che sei sicuro di avere.
Dove si perdono le carte
All’ispezione ti chiedono gli attestati HACCP di tutti quelli in servizio oggi. Due sono nel raccoglitore. Uno è “a casa, lo porto”. Uno è scaduto in primavera.
- I moduli tornano compilati a metà, perché nessuno ha spiegato cosa va dove.
- I contratti aspettano la firma mentre la persona lavora già.
- Gli attestati scadono senza che nessuno se ne accorga, finché non se ne accorge un controllo.
- Quando qualcuno se ne va, nessuno sa dire quali documenti abbia mai ricevuto.
Cosa serve prima del primo giorno
- UNILAV
- la comunicazione obbligatoria di assunzione va inviata entro il giorno precedente l’inizio del rapporto.
- attestato HACCP
- per chi manipola o serve alimenti, titolare compreso. La durata la decide la Regione: spesso due o tre anni, in alcune Regioni la fissa il datore di lavoro nel piano di autocontrollo.
Un attestato scaduto, in caso di controllo ASL, vale come formazione mancante. Per le regole della tua Regione chiedi all’ASL o al consulente: la parte difficile non è conoscerle, è sapere ogni giorno cosa sta per scadere.
Una routine semplice per i documenti
- Lo stesso pacchetto per ogni nuovo assunto.Decidi una volta quali moduli e attestati servono per ogni ruolo e mandali tutti il primo giorno.
- Lascia che ognuno inserisca i propri dati.Codice fiscale, IBAN, contatto d’emergenza. Nessuno li conosce meglio, e nessuno deve decifrare la tua calligrafia.
- Firmato prima del primo turno.Non “in settimana”. Un contratto firmato dopo l’inizio è un rischio per entrambi.
- Ogni documento con una scadenza.Quello che scade riceve una data. Una volta al mese guardi cosa scade il mese dopo.
Dove aiuta IBMK
IBMK Documenti sostituisce il raccoglitore con un posto per ogni persona, sullo stesso telefono dove vede i suoi turni.
- Modelli scritti una voltaNome, data di assunzione e locale si compilano da soli. Il resto lo inserisce il dipendente.
- Compilato e firmato sul telefonoIl dipendente compila la sua parte e firma sullo schermo; tu firmi come responsabile dove serve.
- Caricamenti per tutto il restoAttestati e documenti scansionati entrano come PDF o foto, nella scheda della persona giusta.
- Scadenze a colpo d’occhioOgni documento può avere una validità. Una vista mostra cosa è scaduto e cosa scade nei prossimi 30 giorni.
Cosa non fa: non è una firma elettronica qualificata. I documenti che per legge la richiedono, o richiedono la firma autografa, restano su carta.
Domande che sentiamo spesso
Quanto dura l’attestato HACCP?
Dipende dalla Regione: spesso due o tre anni, in alcune la periodicità la decide il datore di lavoro. Controlla le regole della tua Regione e segna la scadenza quando archivi l’attestato.
Quali documenti tenere per ogni dipendente?
Almeno contratto e comunicazione di assunzione, dati fiscali e previdenziali e gli attestati di formazione richiesti, come l’HACCP. Il consulente del lavoro conosce l’elenco completo per il tuo caso.
La firma sul telefono è valida?
Per la maggior parte dei moduli interni e delle prese visione, sì. Alcuni atti richiedono per legge la firma autografa o una firma elettronica qualificata. Verifica quali ti riguardano.
Vuoi vederlo con il tuo team?
Scrivici. Risponde una persona, di solito in giornata, e impostiamo insieme locali e ruoli.