Zeiterfassung
Arbeitszeit aufschreiben, wenn sie passiert, nicht am Monatsende
In vielen Betrieben wird der Stundenzettel am letzten Tag des Monats aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Alle wissen, dass er nicht ganz stimmt. Das stört so lange niemanden, bis es Streit um Überstunden gibt oder der Zoll fragt, wer im März wann gearbeitet hat.
Warum der Stundenzettel immer wieder scheitert
Der letzte Tisch geht endlich. Die Barkraft ist schon fast zu Hause und hat vergessen aufzuschreiben, wann sie Schluss gemacht hat. Am Montag sagt sie halb zwölf. Auf dem Zettel steht zehn.
- Stunden werden Tage später eingetragen. Das sind Schätzungen, und beide Seiten wissen es.
- Vergessenes Ausstempeln wird zur Verhandlung statt zur Tatsache.
- Pausen werden nie erfasst oder immer als genau 30 Minuten.
- Am Monatsende tippt jemand alles noch einmal von Hand für die Lohnabrechnung ab.
Was in der Gastronomie Pflicht ist
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit grundsätzlich erfassen. Für die Gastronomie war das schon vorher Pflicht: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, und für diese Branchen und für alle Minijobber verlangt § 17 Mindestlohngesetz eine Aufzeichnung.
- Beginn, Ende, Dauer
- der täglichen Arbeitszeit, pro Person (§ 17 MiLoG).
- 7 Tage
- Spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag muss die Aufzeichnung fertig sein.
- 2 Jahre
- aufbewahren, im Inland, auf Verlangen vorzeigbar.
- bis 30.000 €
- Bußgeld bei fehlender oder falscher Aufzeichnung (§ 21 MiLoG).
Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, meist unangemeldet und gern während des Betriebs. Dass das keine Theorie ist, zeigt ein Fall aus dem Raum Lörrach: Ein Gastronomiebetrieb musste nach einer Kontrolle insgesamt 26.000 € zahlen, davon 5.000 € allein für die fehlende Dokumentation der Arbeitsstunden.
Wichtig: Ein Dienstplan ist keine Zeiterfassung. Er zeigt, was geplant war, nicht wann jemand wirklich gekommen und gegangen ist. Handschriftliche Zettel sind erlaubt, solange sie stimmen und rechtzeitig geführt werden. Genau daran scheitern sie im Alltag.
Wie eine gute Aufzeichnung aussieht
Pro Person und Tag drei Dinge: Beginn, Ende und die Pausen dazwischen. Erfasst in dem Moment, in dem es passiert, von der Person, die arbeitet, in zwei Sekunden. Alles, was morgens um sieben ein Login und ein Menü braucht, wird nicht benutzt.
Korrekturen sind normal, Menschen vergessen Dinge. Entscheidend ist, dass eine Korrektur als Korrektur sichtbar bleibt: wer hat was wann geändert. Ein sauber wirkender Zettel ohne Verlauf ist weniger wert als ein ehrlicher mit drei Änderungen.
Plan und Zeiterfassung gehören zusammen: Erst der Vergleich zeigt, wer gefehlt hat und wo ungeplante Überstunden entstehen. DienstplanWo IBMK hilft
IBMK erfasst Zeiten so, wie der Betrieb läuft: schnell, am Eingang und auch dann, wenn das WLAN streikt.
- Ein iPad am EingangJede Person hat eine 4- bis 6-stellige PIN. Einstempeln, Pause, Ausstempeln. Kein Login auf einem geteilten Gerät.
- Oder das eigene HandyFür alle, die woanders anfangen. Pro Restaurant lässt sich eine Standortprüfung einschalten, damit Einstempeln von zu Hause nicht zählt.
- Funktioniert offlineStempelungen bleiben auf dem Gerät und werden mit der echten Uhrzeit nachgeschickt, sobald die Verbindung wieder da ist.
- Korrekturen mit Verlauf und DATEV-ExportVergessenes Ausstempeln korrigiert die Leitung, die Änderung bleibt mit Name und Zeitpunkt gespeichert. Am Monatsende gehen Stunden und Abwesenheiten als Datei an die Lohnabrechnung.
Was IBMK nicht macht: keine Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung, und es ist keine Lohnabrechnung. Es liefert saubere Stunden an das Lohnbüro oder die Steuerberatung.
Fragen, die wir oft hören
Müssen auch Vollzeitkräfte in der Gastronomie ihre Zeit erfassen?
Ja. § 17 MiLoG gilt in der Gastronomie für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Ausnahmen gibt es nur für sehr hohe, regelmäßig gezahlte Monatsgehälter.
Dürfen Mitarbeitende mit dem Handy einstempeln?
Ja, das Gesetz schreibt kein Gerät vor. Die Aufzeichnung muss nur richtig, vollständig und rechtzeitig sein. Eine Standortprüfung verhindert Einstempeln von unterwegs.
Was prüft der Zoll bei einer Kontrolle?
Typischerweise: ob für alle Anwesenden eine Sofortmeldung vorliegt, ob die Personalien passen, ob die Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig und plausibel sind und ob der Mindestlohn gezahlt wird.
Willst du das mit deinem Team sehen?
Schreib uns. Es antwortet ein Mensch, meist am selben Tag, und wir richten deine Standorte und Rollen gemeinsam ein.