Der Dienstplan ist nie fertig. So hält er trotzdem.

Wo es meistens hakt

Der Plan selbst ist selten das Problem. Schwierig ist alles drumherum:

• Er kommt zu spät. Wer Kinder, einen Zweitjob oder Prüfungen hat, kann mit einem Plan, der Samstag für Montag kommt, nichts anfangen.
• Änderungen laufen über Einzelchats. Der Ausdruck in der Küche sagt das eine, drei Handys etwas anderes, und keiner weiß, was gilt.
• Lücken sieht man erst am Tag selbst. Dass am Samstagabend eine Servicekraft fehlt, merkt man, wenn der Samstagabend anfängt.
• Es sagen immer dieselben zwei Leute Ja. Bis sie kündigen.

Ein Wochenablauf, der im echten Betrieb funktioniert

1. Mit der Vorwoche anfangen, nicht mit einem leeren Blatt.Die meisten Wochen sehen gleich aus: Mittag, Abend, Bar, dieselben Rollen. Halte dieses Gerüst als Vorlage fest und ändere nur, was diese Woche anders ist.
2. Abwesenheiten zuerst eintragen.Urlaub, freie Tage und bekannte Termine kommen vor jeder Schicht in den Plan. Alles andere wird drumherum gebaut und nicht nachträglich reingequetscht.
3. Pro Rolle das Minimum festlegen und sehen, wo es fehlt.Wenn Freitagabend zwei Köche, vier im Service und eine Person an der Bar braucht, schreib das einmal auf. Die hilfreiche Frage ist nicht „Wer arbeitet Freitag?“, sondern „Wo bin ich unter dem, was ich brauche?“.
4. An einem festen Tag veröffentlichen, so früh es geht.Zwei Wochen im Voraus ist ein gutes Ziel, eine Woche das Mindeste, wofür dir das Team dankbar ist. Immer am selben Wochentag, damit keiner nachfragen muss.
5. Nach dem Veröffentlichen geht jede Änderung an die betroffene Person.Nicht an die ganze Gruppe. „Dein Samstag beginnt jetzt um 17 Uhr“ wird gelesen. Die vierzigste Nachricht in der Gruppe nicht.

Kurzfristige Krankmeldungen: die Antwort vorher klären

Krankmeldungen kannst du nicht verhindern. Du kannst aber in einer ruhigen Minute festlegen, was dann passiert: wen du pro Rolle zuerst fragst, ob ein Tausch deine Zustimmung braucht und wer länger bleiben darf. Einmal aufschreiben, einmal dem Team sagen. Eine Regel, die alle kennen, ist besser als zehn hektische Anrufe um vier Uhr nachmittags.

Und lass die Leute selbst nach offenen Schichten fragen, statt ihnen hinterherzutelefonieren. Wenn am Samstag noch eine Person an der Bar fehlt, sollen die Barkräfte das sehen und sich melden können.

Was rechtlich gilt (kurz)

11 h

Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG). In der Gastronomie darf sie auf 10 h sinken, wenn eine andere Ruhezeit im selben Monat auf 12 h verlängert wird.

10 h

längster Arbeitstag, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 h pro Werktag nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).

4 Tage

Vorlauf bei Arbeit auf Abruf: Ohne feste Arbeitszeit muss die Lage der Schicht mindestens vier Tage vorher mitgeteilt werden (§ 12 TzBfG). Das betrifft viele Aushilfen.

Für Jugendliche unter 18 gelten strengere Grenzen (Jugendarbeitsschutzgesetz). Niemand hat das alles am Sonntagabend im Kopf. Deshalb sollte dein Planungswerkzeug warnen, wenn eine Schicht dagegen verstößt.