Personalunterlagen
Der Ordner im Büro ist keine Personalakte
Eine neue Servicekraft fängt am Freitag an. Der Vertrag wird am Montag ausgedruckt, irgendwann in der Woche danach unterschrieben und in einem Ordner abgeheftet, in dem auch noch drei Leute stecken, die 2023 gegangen sind. Das geht gut, bis jemand nach einem Dokument fragt, von dem du sicher bist, dass du es hast.
Wo die Unterlagen verloren gehen
Die Lebensmittelkontrolle will die Belehrungsnachweise aller, die heute arbeiten. Zwei sind im Ordner. Einer ist „zu Hause, bring ich mit“. Eine Folgebelehrung ist seit dem Frühjahr überfällig.
- Personalbögen kommen halb ausgefüllt zurück, weil keiner erklärt hat, was wohin gehört.
- Verträge warten auf eine Unterschrift, während die Person schon arbeitet.
- Belehrungen und Zertifikate laufen ab, ohne dass es jemand merkt, bis eine Kontrolle es merkt.
- Wenn jemand geht, kann keiner sagen, welche Unterlagen die Person je bekommen hat.
Die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
- vor dem ersten Tag
- Wer mit Lebensmitteln arbeitet, braucht die Erstbelehrung vom Gesundheitsamt. Die Bescheinigung darf beim Start nicht älter als drei Monate sein (§ 43 Abs. 1 IfSG).
- alle 2 Jahre
- belehrt der Arbeitgeber erneut und dokumentiert das (§ 43 Abs. 4 IfSG).
- an der Betriebsstätte
- Bescheinigung und Nachweise müssen dort verfügbar sein und auf Verlangen vorgelegt werden (§ 43 Abs. 5 IfSG).
Fehlt bei einer Kontrolle der Nachweis, kann die Behörde eine Frist setzen, ein Tätigkeitsverbot für die betroffene Person aussprechen oder ein Bußgeld verhängen. Eine verlorene Erstbescheinigung stellt meist das ausstellende Gesundheitsamt neu aus.
Ein einfacher Ablauf für Personalunterlagen
- Für jede neue Person dasselbe Paket.Einmal festlegen, welche Formulare und Nachweise welche Rolle braucht, und alles am ersten Tag schicken.
- Die Leute ihre Daten selbst eintragen lassen.Steuer-ID, IBAN, Notfallkontakt. Niemand kennt sie besser, und niemand muss deine Handschrift lesen.
- Unterschrieben vor der ersten Schicht.Nicht „irgendwann diesen Monat“. Ein Vertrag, der nach dem Start unterschrieben wird, ist für beide Seiten ein Risiko.
- Alles mit Ablaufdatum.Was abläuft, bekommt ein Datum. Einmal im Monat schauen, was im nächsten Monat fällig wird.
Zur Unterschrift: Für die meisten internen Formulare und Bestätigungen reicht die Unterschrift auf dem Handy. Manches braucht nach wie vor Papier und Tinte, zum Beispiel die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Im Zweifel mit Steuerberatung oder Anwalt klären.
Wo IBMK hilft
IBMK Dokumente ersetzt den Ordner durch einen Platz pro Person, auf demselben Handy, auf dem auch die Schichten stehen.
- Vorlagen, die du einmal schreibstName, Eintrittsdatum und Standort füllen sich selbst aus. Den Rest beantwortet die Person.
- Auf dem Handy ausgefüllt und unterschriebenDie Person füllt ihren Teil aus und unterschreibt auf dem Bildschirm; du unterschreibst als Leitung, wo nötig.
- Uploads für alles andereBelehrungsnachweise und eingescannte Papiere kommen als PDF oder Foto zur richtigen Person.
- Abläufe auf einen BlickJedes Dokument kann eine Gültigkeit haben. Eine Ansicht zeigt, was abgelaufen ist und was in den nächsten 30 Tagen fällig wird.
Was IBMK nicht macht: Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Was gesetzlich Schriftform oder eine qualifizierte Signatur braucht, bleibt auf Papier.
Fragen, die wir oft hören
Wie oft muss die Belehrung nach § 43 IfSG wiederholt werden?
Der Arbeitgeber belehrt nach Arbeitsbeginn und danach alle zwei Jahre und dokumentiert das. Die Erstbescheinigung vom Gesundheitsamt bleibt gültig.
Darf der Arbeitsvertrag auf dem Handy unterschrieben werden?
Für viele Vereinbarungen ja. Die Befristung eines Arbeitsvertrags braucht aber die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Lass dich im Zweifel beraten.
Was tun, wenn die Erstbescheinigung verloren ist?
Beim ausstellenden Gesundheitsamt nach einer Zweitschrift fragen. Geht das nicht, bleibt nur eine neue Erstbelehrung.
Willst du das mit deinem Team sehen?
Schreib uns. Es antwortet ein Mensch, meist am selben Tag, und wir richten deine Standorte und Rollen gemeinsam ein.