Documente
Biblioraftul din birou nu e un dosar de personal
Un ospătar nou începe vineri. Contractul se tipărește luni, se semnează cândva săptămâna următoare și ajunge într-un biblioraft în care mai stau trei oameni plecați în 2023. Merge, până când cineva cere un document pe care ești sigur că îl ai.
Unde se pierd hârtiile
La control ți se cer certificatele de igienă ale tuturor celor care lucrează azi. Două sunt în biblioraft. Unul e „acasă, îl aduc”. Unul a expirat în primăvară.
- Formularele vin înapoi completate pe jumătate, pentru că nu a explicat nimeni ce se trece unde.
- Contractele așteaptă semnătura în timp ce omul deja lucrează.
- Certificatele expiră fără să observe nimeni, până la un control.
- Când pleacă cineva, nimeni nu poate spune ce documente a primit vreodată.
Ce trebuie să ai înainte de prima zi
- REVISAL
- contractul se transmite în registrul general de evidență a salariaților cel târziu în ziua lucrătoare dinaintea începerii activității.
- fișa de aptitudini
- de la medicina muncii, obținută la angajare, înainte de începerea lucrului.
- certificat de igienă
- pentru cei care lucrează cu alimente; de regulă e valabil trei ani și se reînnoiește.
Pentru detalii și termenele exacte din cazul tău, întreabă contabilul sau DSP-ul județean. Partea grea nu e să știi regulile, ci să știi în fiecare zi ce expiră.
O rutină simplă pentru acte
- Același set pentru fiecare angajat nou.Stabilești o dată ce formulare și certificate îi trebuie fiecărui rol și le trimiți pe toate din prima zi.
- Lasă oamenii să-și completeze singuri datele.CNP, cont bancar, persoană de contact. Nimeni nu le știe mai bine și nimeni nu trebuie să-ți citească scrisul.
- Semnat înainte de prima tură.Nu „cândva luna asta”. Un contract semnat după prima zi e un risc pentru ambele părți.
- Orice document cu dată de expirare.Ce expiră primește o dată. O dată pe lună te uiți ce expiră luna viitoare.
Unde ajută IBMK
IBMK Documente înlocuiește biblioraftul cu un loc pentru fiecare om, pe același telefon pe care își vede turele.
- Șabloane scrise o datăNumele, data angajării și locația se completează singure. Restul îl completează angajatul.
- Completat și semnat pe telefonAngajatul își completează partea și semnează pe ecran; tu semnezi ca manager unde e nevoie.
- Încărcări pentru restulCertificatele și actele scanate intră ca PDF sau poză, la omul potrivit.
- Expirările dintr-o privireFiecare document poate avea o valabilitate. O singură pagină arată ce a expirat și ce expiră în următoarele 30 de zile.
Ce nu face: nu e semnătură electronică calificată. Documentele care cer prin lege semnătură calificată sau olografă rămân pe hârtie.
Întrebări pe care le auzim des
Ce documente trebuie să aibă un restaurant pentru fiecare angajat?
Cel puțin contractul de muncă înregistrat în REVISAL, fișa de aptitudini de la medicina muncii și, pentru cei care lucrează cu alimente, certificatul de igienă. Contabilul știe lista completă pentru cazul tău.
Cât e valabil certificatul de igienă?
De regulă trei ani de la emitere. Verifică la DSP-ul județean, iar la arhivare trece data de expirare.
E valabilă semnătura pe telefon?
Pentru majoritatea formularelor interne și a confirmărilor, da. Unele acte cer prin lege semnătură olografă sau electronică calificată. Verifică ce se aplică la tine.
Vrei să vezi asta cu echipa ta?
Scrie-ne. Îți răspunde un om, de obicei în aceeași zi, și îți configurăm împreună locațiile și rolurile.